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# Mitarbeiter Onboarding – Prozessablauf

Von Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag · Alle Abteilungen

HR / Personal
IT
Vorgesetzter
Buchhaltung / Lohn
📄 TRIGGER Arbeitsvertrag unterzeichnet → Onboarding-Prozess wird gestartet · Alle Abteilungen werden parallel angestoßen Ziel: Tag 1 = ✅ alles bereit

Phase 1 — Sofort nach Vertragsunterzeichnung

⏱ Zeitpunkt
🧑‍💼 HR / Personal
💻 IT
👔 Vorgesetzter
💶 Buchhaltung / Lohn
Tag 0
Vertrag
unterzeichnet
Personalakte anlegen
Digitale Akte erstellen · Vertragskopie ablegen · Eintrittsdatum eintragen
🔴 Sofort
Abteilungen informieren
IT, Vorgesetzten & Buchhaltung per E-Mail/Ticket anstoßen mit: Name, Position, Startdatum, Abteilung
🔴 Sofort
Berufsgenossenschaft anmelden
BG-Anmeldung vorbereiten
Standard
IT-Onboarding-Ticket anlegen
Ticket im Helpdesk erstellen mit allen Infos. Startet alle IT-Aufgaben.
🔴 Sofort
Hardware prüfen & bestellen
Verfügbaren Laptop/PC prüfen · ggf. Neubestellung auslösen (Lieferzeit beachten!)
🔴 Sofort
Buddy / Paten benennen
Einen erfahrenen Kollegen als Begleitung für die ersten Wochen auswählen & informieren
🔴 Sofort
Einarbeitungsplan erstellen
30-Tage-Plan ausarbeiten: Aufgaben, Ziele, erste Projekte, Schulungsbedarf
⚡ Diese Woche
Mitarbeiter in DATEV anlegen
Stammdaten anlegen · Eintrittsdatum · Kostenstelle · Abteilung
🔴 Sofort
Bankdaten & Steuer anfordern
IBAN-Formular an MA senden · Steuerklasse erfragen · SV-Nummer anfordern
⚡ Diese Woche

Phase 2 — 2 Wochen vor Arbeitsbeginn

⏱ Zeitpunkt
🧑‍💼 HR / Personal
💻 IT
👔 Vorgesetzter
💶 Buchhaltung / Lohn
−14
2 Wochen
vor Start
Willkommens-E-Mail senden
Startzeit, Ansprechpartner, Parkplatz, Dresscode, was mitbringen (Ausweis!)
⚡ Wichtig
Formulare vorbereiten
Datenschutzerklärung · IT-Nutzungsordnung · Betriebsordnung · Schweigepflicht
Standard
Mitarbeiterausweis beantragen
Foto anfordern oder Fototermin Tag 1 planen
Standard
AD-Account erstellen
Benutzername nach Konvention · Temporäres Passwort · Gruppe / Abteilung zuordnen
🔴 Kritisch
E-Mail-Adresse einrichten
Postfach anlegen · Signatur vorkonfigurieren · In Verteiler aufnehmen
🔴 Kritisch
Hardware aufsetzen
OS-Image · Windows Updates · Antivirus · Endpoint-Agent · Gerät im Asset-Management erfassen
⚡ Wichtig
Team informieren
Teammitglieder über neuen Kollegen informieren · Buddy briefen · Mittagessen Tag 1 planen
⚡ Wichtig
Arbeitsplatz vorbereiten
Schreibtisch · Stuhl · Namensschild · Willkommensmappe am Platz bereitstellen
Standard
Lohnkonto einrichten
Gehaltsgruppe · Steuerklasse · Krankenkasse · Urlaubsanspruch in System hinterlegen
⚡ Wichtig
Sozialversicherung anmelden
SV-Anmeldung bei Krankenkasse einreichen
Standard

Phase 3 — 1 Woche vor Arbeitsbeginn

⏱ Zeitpunkt
🧑‍💼 HR / Personal
💻 IT
👔 Vorgesetzter
💶 Buchhaltung / Lohn
−7
1 Woche
vor Start
Vollständigkeits-Check
Alle Dokumente vollständig? IBAN erhalten? SV-Nummer? Pflichtunterweisungen geplant?
🔴 Pflicht
Pflichtunterweisungen planen
Termine für Arbeitssicherheit · Brandschutz · Datenschutz in KW 1 einplanen
⚡ Wichtig
Kompletttest aller Systeme
Login testen · E-Mail senden/empfangen · VPN verbinden · Netzlaufwerke prüfen · Teams testen
🔴 Pflicht
Software installieren
Office 365 · VPN-Client · Passwortmanager · Teams · ERP/CRM · abteilungsspezifische Tools
🔴 Pflicht
Telefon / Durchwahl einrichten
IP-Telefon oder Softphone · Durchwahl zuweisen · Mailbox-Ansage konfigurieren
⚡ Wichtig
IT-Begrüßungsmappe drucken
Quick-Start-Guide: Login, Helpdesk-Kontakt, WLAN, Drucker, wichtige URLs
Standard
Erste Aufgaben vorbereiten
2–3 konkrete, überschaubare Aufgaben für Tag 1 und Woche 1 definieren
⚡ Wichtig
Check-in-Termine planen
Tägliche 15-Min-Calls Woche 1 · Wöchentliche 30-Min-Gespräche Monat 1 im Kalender blocken
Standard
Gehaltsabrechnung vorbereiten
Erstes Gehalt anteilig berechnen (falls Monatsmitte) · Auszahlungstermin prüfen
⚡ Wichtig
Reisekostenformulare bereitstellen
Spesenabrechnungsformulare und -richtlinien übergeben
Standard

Phase 4 — Der erste Arbeitstag

⏱ Zeitpunkt
🧑‍💼 HR / Personal
💻 IT
👔 Vorgesetzter
💶 Buchhaltung / Lohn
Tag 1
Erster
Arbeitstag
Empfang & Begrüßung
MA am Empfang abholen · Rundgang · Schlüssel/Badge übergeben · Parkausweis
🔴 08:00 Uhr
Alle Formulare unterzeichnen
Betriebsordnung · Datenschutz · IT-Nutzungsordnung · Schweigepflicht · Bestätigungen
🔴 Pflicht
Willkommensmappe übergeben
Unternehmensinfos · Organigramm · Notfallnummern · Kantinen-/Pauseninfos
Standard
Hardware-Übergabe
Laptop + Zubehör übergeben · Übergabeprotokoll (Seriennummern) unterzeichnen lassen
🔴 Pflicht
Erster Login begleiten
Passwort ändern · MFA einrichten · E-Mail testen · VPN testen · Teams einloggen
🔴 Pflicht
IT-Begrüßungsmappe übergeben
Helpdesk-Kontakt · Passwortregeln · wichtige URLs · Verhaltensregeln bei IT-Vorfällen
⚡ Wichtig
Persönliche Begrüßung
Nicht delegieren! Vorgesetzter begrüßt persönlich · Teamvorstellung · Buddy vorstellen
🔴 Pflicht
Einarbeitungsplan besprechen
Ziele Probezeit · erste Aufgaben · Erwartungen klar kommunizieren · Fragen beantworten
⚡ Wichtig
Gemeinsames Mittagessen
Mit dem Team essen gehen – sozialer Anschluss ist entscheidend!
Standard
Bankverbindung bestätigen
IBAN im System prüfen · Erste Gehaltsabrechnung korrekt hinterlegt?
⚡ Wichtig
Zeiterfassung erklären
System vorstellen · ersten Einstempeln begleiten · Urlaubsantragsprozess erklären
Standard

Abnahme-Checkliste — Alles bereit vor Tag 1?

✅ Alles auf Grün bevor der Mitarbeiter anfängt Klicken zum Abhaken
HR / Personal
0 / 6 erledigt
✓
Personalakte vollständig angelegt
✓
Alle Abteilungen informiert
✓
Willkommens-E-Mail gesendet
✓
Alle Formulare vorbereitet
✓
Badge / Ausweis bestellt
✓
Pflichtunterweisungen geplant
IT
0 / 8 erledigt
✓
AD-Account angelegt & getestet
✓
E-Mail-Adresse aktiv
✓
Hardware aufgesetzt & getestet
✓
Alle Software installiert
✓
VPN & Netzwerkzugänge OK
✓
Telefon / Teams eingerichtet
✓
Berechtigungen vergeben
✓
IT-Begrüßungsmappe bereit
Vorgesetzter
0 / 5 erledigt
✓
Buddy / Pate benannt & gebrieft
✓
30-Tage-Einarbeitungsplan fertig
✓
Erste Aufgaben für Woche 1 definiert
✓
Check-in-Termine im Kalender
✓
Team über neuen MA informiert
Buchhaltung / Lohn
0 / 5 erledigt
✓
Mitarbeiter in DATEV angelegt
✓
IBAN & Steuerklasse hinterlegt
✓
SV-Anmeldung eingereicht
✓
Erstes Gehalt berechnet
✓
BG-Anmeldung vollständig